برای تهیه و تولید محتوا، فارغ از حوزه یا مقیاس آن، داشتن یک روند و فرآیند دقیق و مستحکم امری ضروری است. عدم اطمینان از این فرآیند می تواند باعث تأخیر در انتشار محتوای برنامه ریزی شده شود و حتی محتوای منتشرشده ممکن است با ناهماهنگی ها و تناقضاتی روبه رو گردد. این مشکلات می توانند مانع از دستیابی به اهداف تجاری یا برآورده کردن نیازهای مخاطبان شوند. در نتیجه، ممکن است منابعی که برای تولید این محتوا صرف کرده اید، هدر بروند. گاهی اوقات به ویژه در تیم های کوچک یا زمانی که به صورت فردی فعالیت می کنید، ممکن است تصور کنید که نیازی به برنامه ریزی و فرآیند مشخص نیست. اما این تفکر می تواند خطرناک باشد، زیرا بدون برنامه ریزی صحیح، محتوای شما ممکن است در رسیدن به اهداف خود شکست بخورد.
تولید محتوا، روند تولید، تعامل
اعضای تیم شما، با ساخت یک پروسه تولید محکم و قوی موارد زیر را متوجه خواهند شد:
فهرست مطالب
Toggle- هدف از همکاری با یکدیگر و پیشرفت کردن
- وظایفی که باید انجام دهند
- زمان مختص به آنها
- زمان تمام پرداخت ها
- شناخت اعضای وابسته ی گروه (از نظر وابسته بودن کار آنها به يکديگر)
- زمان تمام پرداخت ها
- زمان مختص به آنها
- وظایفی که باید انجام دهند
- هدف از همکاری با یکدیگر و پیشرفت کردن
برای ساده تر کردن طراحی سایت، مراحل و نظم دادن به آن ها، بهتر است روندی محکم و قوی داشته باشید. این روند و پروسه باید مانعِ چالش هایی که در مسیر شما و گروهتان قرار می گیرند، بشود. گروه خود را سر و سامان دهید و به نحوی مراحل و روند کارتان را ثبت کنید، مانند:
- استفاده از تخت وایت برد، اسپرد شیتس (spreadsheet)
- دیوار برای منتشر کردن برنامه
- بهره بردن از GatherContent
- دیوار برای منتشر کردن برنامه
- استفاده از تخت وایت برد، اسپرد شیتس (spreadsheet)
مراحل شش گانه تولید محتوا
با استفاده از شش مرحله ی زیر، می توانید مراحل تولید محتوای مورد نظر خود را بسازيد:
- هدف
- وظایف
- نقش مشخص
- ترتیب
- بازه زمانی مشخص و زمان ارسال مشخص
- محتوای مالی
بیایید جزئی تر به هر بخش نگاه کنیم و به سراغ کار هایی که برای هر بخش باید انجام بدهید برويم.
1. هدف تولید محتوا
اگر تولید محتوا براساس اهداف تجاری و نیاز های مخاطبانتان نباشد، هیچ فرایند و روشی نمی تواند شما را در مسیر تجاری دلخواهتان قرار دهد. زمانی که هر بخش از محتوا، هدف ویژه ای دارد، شما می توانید عملکرد آن را تحلیل کنید و بر حسب آن تلاش های خود را بیشتر کنید.
همین طور در ادامه متوجه می شوید که آیا تولید محتوا باعث افزایش رتبه جستجوی شما، شناخته شدن برند، یا هرچیز دیگری شده است یا نه. این بخش به شما کمک می کند موارد مهمی که در تجارت تاثیر دارند بررسی شوند تا بتوانید تغییرات اساسی در محتوا به وجود آورید.
2. زمان هدف گذاری
بهترین زمان برای هدف گذاری، هنگام مشخص کردن تیتر های محتوا برای طراحی سایت است. این کار ممکن است در حین پیدا کردن و یا شروع کار در وبسایت نیز انجام شود. برنامه ریزی کلی و بلند مدت بهترین و رایج ترین روش برای این کار است. در تقویم کار خود نصف سال و یا کل سال را برنامه ریزی کنید. برای مثال وقتی در نیمه اول سال، ۱۳ موضوع برای پست کردن در وبلاگ خود مشخص می کنید، در کنار هر موضوع یک ستون برای هدف هر یک از آنان مشخص کنید.
زمانی که ۱۳ هدف مورد نظر را مشخص کنید، برخی از آنها بیشتر از بقيه به چشم می آید. در این خصوص باید بررسی کنید که آیا اهداف کلی آن موضوعات با تجارت شما تطابق دارد یا خیر. آیا با باقی اهداف همخوانی دارند یا خیر.
اگر هدف کلی شما افزایش ۱۵ درصدی جذب مشتری است، ولی بیشتر اهداف مشخص شده در تیتر و موضوعات بر روی معرفی و شناخته تر شدن برند است، باید با در نظر گرفتن این موضوع آنها را دوباره برسی کنید. به همین دلیل برنامه ریزی نصف سال به شدت اهمیت دارد. این کار شانس این که بتوانید تاثیر محتوای خود را به صورت کلی و جامع بررسی کنید، در اختیارتان قرار می دهد. همینطور باعث می شود بتوانید برنامه فروش و بازاریابی خود را با آن تطابق دهید.
3. کارهایی که باید در روند تولید محتوا انجام دهید
اگر از کارهایی که انجام می دهید اطلاع نداشته باشید ممکن است باعث شود محتوای شما هیچوقت به موقع منتشر نشود و گاهی اصلا منتشر نشود. زمانی که شما برای نوشتن و ویرایش کردن زمان خاصی را اختصاص دهید ولی برای تجدید نظر و یا دیزاین کار زمانی را مشخص نکرده باشید، زمان درخواستی شما برای کارهای کوچک افزایش پیدا می کند. این موضوع ممکن است در همه شرایط قابل اجرا نباشد و نتیجه تمام کار های شما دچار تأخیر و ناامیدی باشد.
تمام کارهايي که برای تولید محتوا انجام می دهید را لیست کنید. این کار ها، از زمانی که آن محتوا را پایه ریزی می کنید تا زمانی که محتوای مورد نظر شما کاملا آماده است، را شامل می شود. برخلاف این که کاملا واضح و روشن به نظر می رسد، ممکن است چند مرحله را به راحتی فراموش کنید و چند پله را با هم طی کنید.
پس شروع کنید و تمام مراحل را در طول انجام پروسه تولید يادداشت کنید. دقت کنید تمام مراحل! توجه داشته باشید روند و کار مناسب در این مرحله این است که تمام جزئیات را تا جایی که ممکن است یادداشت کنید. برای مثال، تک تک مواردی که بر روی آنها تجدید نظر می کنید مانند، کپی ها، تیتر ها و گرافیک مورد نظر، را یادداشت کنید.مواردی مانند صحت متن محتوا، خوانایی، ترجمه و عدم وجود مغایرت با قوانین را حتما در محتوای خود برسی کنید. بررسی موارد کوچک مانند مثال هایی که ذکر شد باعث می شود کارهای کوچک در پایان کار، گلوی شما را فشار ندهند و شما را در گوشه ای گیر نیندازند.
شاید به نظر برسد همه چیز با این لیست بجای بهبود، بدتر شود. در این مورد باید گفت دنبال کردن این قدم ها سبب می شود، آنها را تصحیح و الک کنید. همین طور بتوانید ان ها را در عمل، امکان پذیر کنید . این برنامه را با تمام افراد مربوط چک کنید و مطمئن شوید هیچ بخشی از قلم نیفتاده است. سپس به مرحله بعدی برويد.
4. تاثیر نقش ها در تولید محتوا
بخش های مختلف را به افراد مسئولیت پذیر بسپاريد. افرادی که مطمئن هستید کار را انجام می دهند. اگر چنین افرادی ندارید، ممکن است زمان تحویل کار شما و یا در مقیاس وسیع تر انجام کار شما به دلیل مسئولیت پذیر نبودن گروه دچار مشکل شود. این موضوع ممکن است عواقب و نتایج خود را در طولانی مدت نشان دهد.
به سراغ مراحل نوشته شده که در بخش قبل بروید. در مقابل هر بخش نام یکی از اعضای تیم را بنويسيد. دقت کنید افراد گروه با وظیفه ای که به آنها سپرده شده است موافق باشند و همه ی آنها با یکدیگر توافق داشته باشند.
اگر برای بخشی، بیشتر از ۱ نفر اعلام آمادگی کرد، عمیق تر به آن نگاه کنید و آن را به چند بخش کوچک تر تقسیم کنید. با این ترفند دیگر جایی برای اشتباه و گمراهی گروه باقی نمی ماند و در نهایت همه متوجه وظایف و کاری که باید انجام بدهند می شوند. تنها زمانی انجام این کار دشوار است که شما تنها فرد حاضر در این پروژه باشید. حتی در این صورت نیز نباید هیچ یک از مراحل را رد کنید و باید تمام آنها را کامل انجام دهید.
5. مراحل انجام تولید محتوا
اگر ترتیب انجام کار هر شخص و هر بخش از محتوا دچار مشکل شود، شما شاهد انتظار افراد تیم برای تمام شدن کارهایشان خواهید بود. (افراد تیم منتظر هستند تا کار شخص دیگر تمام شود و آنها از ادامه کار او وظیفه خود را انجام دهند.) در عوض باید کار ها به نحوی انجام شود که تمام کار ها با هم انجام شوند. درصورت امکان سعی کنید کارها همزمان با هم انجام شوند تا در زمان کوتاه تری پروژه ی شما به پایان برسد.
به مرحله قبل بازگردید و ترتیب انجام کار ها را یادداشت کنید. باید از بابت موارد زیر نیز اطمینان پیدا کنید:
- هیچ بخشی به بخش قبل از خودش وابسته نباشد.
- هیچ بخشی به بخش بعد از خودش وابسته نباشد.
اینجا مثال ساده ای بیان می کنیم. بیایید تصور کنیم، ۲ نفر در گروه شما مسئول برسی تمام بخش های گرافيکي هستند. یکی از آنها مسئول بخش عکاسی و گرافیک و نفر دیگر مسئول ادیت و ویرایش کردن آنها بر اساس راهنمایی و دستورالعمل برند مدنظر است. بخش ادیت و ویرایش عکس هیچ وقت نباید قبل از آماده کردن عکس قرار بگیرد. در این غیر این صورت اتلاف وقت زیادی را شاهد هستیم، زیرا هر یک از آنها منتظر اتمام کار نفر مقابل هستند.یک راه دیگر برای سرعت بخشيدن به مراحل انجام تولید محتوا انجام همزمان کارها است. در خصوص این مورد سعی کنید از بیرون به مراحل انجام کار نگاه کنید (در داخل گود نمانید و سعی کنید از دور به مراحل تولید محتوا نگاه کنید). برای مثال اگر کپی در مرحله دوم ویرایش است، مسئول تهیه عکس ها میتواند کار خود را آغاز کند.
6. محدوده زمانی و زمان تحویل کار
این مرحله، بخش آخر فرآيند ساخت مراحل تهیه و تولید محتوا است. این بخش به نحوی فوت کوزه گری است و تمام بخش های دیگر را به يکديگر متصل می کند. همین طور سبب می شود بتوانید اين مراحل را در خصوص موارد دیگر و موضوعات دیگر نیز به کار ببرید.
این بخش دو قسمت دارد. البته دوست دارم این دو بخش را “زمان تکامل/زمان تکمیل” و “روز های قبلی” نامگذاری کنم. هر یک از بخش ها مورد نظر ناظر و انجام دهنده مختص خود را دارد و شما آنها را در مرحله مناسب قرار دادید. با مسئول هر بخش همکاری داشته باشید و در تماس باشید تا بتوانید، زمان تقریبی هر کار را بدانید.
اگر برای اولين درمورد زمان خود برنامه ریزی می کنید، سعی کنید در مرحله اول زمان را جمع بندی کنید و آن را رند کنید. برای مثال اگر مسئول کار مورد نظر، زمان انجام پروژه را ۴۵ دقیقه تخمین میزند، آن را ۱ ساعت در نظر بگيريد. این روش بهترین شیوه برای یکی کردن کار ها و تکمیل آنهاست.
البته فراموش نکنید بهتر است این کار را در شرایطی که چند کار مشابه را به یک نفر سپرده اید، انجام دهید. این کار یک تصویر کلی از محتوا و افراد مربوط به آن به، شما می دهد.
در بخش دوم، باید مراحل انجام کار را، قبل از انتشار برنامه ریزی کنید. برای مثال شما هر سه شنبه مقاله ای را منتشر می کنید. در نتيجه مطلب آماده شده را برای روز جمعه در سیستم خود آماده می کنید. پیش نویس برنامه از قبل به این شکل خواهد بود:
- پست وبلاگ هر سه شنبه منتشر می شود
- پست وبلاگ را در سیستم، برنامه ریزی می کنیم: از ۴ روز قبل، جمعه
- نوشتن و برنامه ریزی کردن پیام ها: از ۵ روز قبل، سه شنبه
- انجام کارهای گرافیکی مربوط به پست: از ۷ روز قبل، سه شنبه
- آماده کردن تیتر، متن اصلی وگرافیک شبکه اجتماعی: از ۸ روز قبل، دوشنبه
- ویرایش دوم و بازخوانی پایانی: ۱۱ روز قبل، جمعه
- ویرایش اول: ۱۱ روز قبل، چهارشنبه
- پیش نویس اولیه: ۱۵ روز قبل، دوشنبه
- ویرایش اول: ۱۱ روز قبل، چهارشنبه
- ویرایش دوم و بازخوانی پایانی: ۱۱ روز قبل، جمعه
- آماده کردن تیتر، متن اصلی وگرافیک شبکه اجتماعی: از ۸ روز قبل، دوشنبه
- انجام کارهای گرافیکی مربوط به پست: از ۷ روز قبل، سه شنبه
- نوشتن و برنامه ریزی کردن پیام ها: از ۵ روز قبل، سه شنبه
- پست وبلاگ را در سیستم، برنامه ریزی می کنیم: از ۴ روز قبل، جمعه
- پست وبلاگ هر سه شنبه منتشر می شود
و همینطور در ادامه دارد…
با افراد مرتبط در تماس باشید و با آنها همکاری داشته باشید. این کار موجب می شود تا بتوانید این روند را با آنها برسی کنید و تطبیق بدهید و متوجه بشويد چه برنامه ای با آنها نتیجه بهتری می دهد. اعضای گروه شما با این روش، متوجه مقدار زمان مورد نیاز در خصوص تولید محتوا، در هر هفته می شوند. نقطه قوت این روش این است که، هر چقدر بیشتر با آن تمرین کنید بیشتر پیشرفت می کنید. پس از مدتی متوجه می شوید چه نقش هایی در کنار هم همکاری بهتری و سریع تری دارند. همین طور می توانید زمان بیشتری را صرف ویراش و اصلاح متن کنید. این موضوع موجب می شود تا کیفیت محتوای شما بیشتر شود و مطلب را به بهترین نحو به مخاطب مفهوم شود.
7. فهرست محتوا
برای اینکه هیچ بخشی از محتوا در جای نامناسبی نباشد، مسئولیت های فهرست محتوا باید مشخص گردد. دقیقاً مانند مسئولیت های مربوط به وظایف، هر عضو گروه باید درباره نقش خود در ایجاد فهرست محتوا آگاه باشند. بیشتر تکلیف هایی که مشخص می شوند با یک ضمیمه یا تغییر در فهرست محتوا همراه هستند.برای مثال:
فردی که مسئول نوشتن اولین پیش نویس است یک فایل که حاوی آن پیش نویس است می سازد.
فردی که آن پیش نویس را مرور می کند تغییراتی را بر روی همان فایل ایجاد می کند.
فردی که تصاویر را منبع یابی می کند آن را با فردی که مسئول ویرایش تصاویر است به اشتراک می گذارد.
آن فرد سپس باید تصاویری که ساخته اند را ذخیره کند.
فردی که تصاویر را در CMS بارگذاری می کند, می بایست به آنها دسترسی داشته و برای آن قسمت از محتوا بروز رسانی وضعیت بنویسد.
کار شما یک واگذاری مسئولیت فهرست محتوا برای هر یک از وظایفی است که ممکن با آن همراه باشد. پس اگر یک تکلیف « نوشتن ۱۰ عنوان، در ۱۱ روز قبل جمعه » می باشد شما می توانید به آن «ساختن یک فایل عنوان ها در پوشه پستی» اضافه کنید. (ویژگی های اختصاصی آن به هر سیستمی که شما برای منظم کردن فایل هایتان از آن استفاده می کنید، بستگی دارد.)
بدین صورت برای هیچ کس سوال پیش نمی آید که چرا یک فایل در مواقعی که با آن نیاز دارند موجود نیست.
در پایان
این فرایند شما را در مسیر تولید محتوا با کیفیت و بدون تاخیرات، بدفهمی و سرخوردگی قرار می دهد. همچنین در پایان این مقاله باید بگوییم که بهترین کار نگاه کردن به محتوای اخیر خود و بازبینی اعمالی است که منجر به این فرایند می شود.
در نهایت به موارد زیر توجه کنید:
- هر کاری به دلیل این که به عضو دیگر گروه وابسته است، به حالت تعلیق در آمد.
- وضعیت فهرست محتوای شما و هر بهبودی که قبل از انتشار محتوا باید ایجاد کنید.
- هر موقعیتی که مالکیت یک تکلیف مشخص نبود.
در نتیجه توجه به موارد بالا فهرستی از نقاط ضعف ایجاد می شود. پس از آن شما باید زمان مشخصی را با گروه خود یا به تنهایی کنار بگذارید و مراحل شش گانه را با توجه به این نقاط ضعف در ذهن خود مرور کنید همه تکالیف را تکمیل کرده و هر آنچه که درباره آن بحث می کنید، اسناد کنید. سپس پس شما برای اولین بار برای اجرا کردن یک فرآیند جدید آماده هستید و آن را به گونه ای که در برابر هر چالشی مقاوم باشد توسعه می دهید.